6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (“KVKK”) USUL VE ESASLARI UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİNİZİN KORUNMASI HAKKINDA

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI POLİTİKASI 

1-POLİTİKANIN AMACI

Hazırlanan bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (‘‘Politika’’), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (‘‘KVKK’’ veya ‘‘Kanun’’) ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (‘‘Yönetmelik’’) uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama ve imha sürelerini belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2-DÜZENLENEN KAYIT ORTAMLARI

Şirket bünyesinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir şekilde aşağıdaki kayıt ortamlarında hassas bir şekilde muhafaza edilmektedir.

 
- Elektronik ortamlar;
- Ms Office Dosyaları
- Sunucularımız
- Antivirüs programları ve güvenlik duvarı ile hassas bir şekilde korunan bilgisayarlarımız
- Ağ cihazlarımız
- Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı/paylaşımsız disk sürücüleri
- ERP Sistemi/PRODMA
- B2B/ EGE YAZILIM
- Exchange Server
- Mobil telefonlar ve içerisindeki tüm saklama alanları,
- Yazıcı, Parmak izi okuyucu gibi çevre birimler
- Manyetik bantlar,
- Optik diskler,
- Flash hafızalar
- File Server
- DHCP
- DC
- Muhasebe operasyon sistemi
- Veritabanı
- Fiziki ortamlar;
- Birim Dolapları
- Kurum Arşivi
- Kurum dışında tedarikçide saklanan arşiv
- Muhasebe Birimi
- İnsan Kaynakları Birimi 

3-TANIMLAR VE AÇIKLAMALAR

4-KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Şirket bünyesinde bulunan kişisel veriler, Şirketimizin hizmetlerinin sunulması, ticari faaliyetlerinin kesintisiz olarak sürdürülmesi, hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, müşteri ilişkilerinin yürütülmesi, çalışan haklarının planlanması ve yerine getirilmesi amacıyla; aşağıda yer alan veri işleme sebepleriyle İşbu Politika’da belirtilen elektronik ya da fiziki ortamlarda güvenli ve hassas bir şekilde saklanmakta ve yine bu sebeplerin ortadan kalkması halinde resen veya ilgili kişinin talebi üzerine imha edilmektedir.

 
- Açık rızanın varlığı,
- Kanun hükmünün varlığı,
- Fiili imkânsızlık nedeniyle açık rızanın alınamaması,
- Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin kişisel verisinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması.

5-KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE SAKLANMASI İLE HUKUKA AYKIRI OLARAK İŞLENMESİ VE ERİŞİLMESİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Şirketimiz, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka uygun olarak işlenmesinin sağlanması ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi amacıyla aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır:
 
- Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
- Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
- Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
- Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
- Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
- Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
- Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
- Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
- Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
- Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
- Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
- Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
- İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
- Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
- Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
- Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
- Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
- Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
- Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
- Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
- Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
- Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
- Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
- Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme / kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmektedir.
- Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
- Sızma testi uygulanmaktadır.
- Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
- Şifreleme yapılmaktadır.
- Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.

6-KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN OLARAK İMHA EDİLMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verileri imha etmeye (silmeye, yok etmeye ve anonim hale getirmeye) yönelik Şirket bünyesinde bulunan uygulamalar aşağıdaki gibidir:

Kişisel Verilerin Silinmesi

Hizmet Olarak Uygulama Türü Bulut Çözümleri (Office 365,Dropbox gibi: Bulut sisteminde veriler silme komutu verilerek silinmelidir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisinin olmadığına dikkat edilmelidir.

Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler; karartma yöntemi (çizilerek/boyanarak/silinerek) kullanılarak silinmektedir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılmaktadır.

Merkezi sunucuda yer alan ofis dosyaları, dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinmesi veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması ile gerçekleştirilmektedir.

Taşınabilir medyada bulunan kişisel veriler (örneğin flash tabanlı saklama ortamında bulunan veriler) ise şifreli olarak saklanmalı ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanılarak silinmektedir.

Veri tabanlarında bulunan kişisel veriler, ilgili satırların/sütunların ya da tablo içerisinde yer alan hücrelerin veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinmektedir.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Yerel sistemler üzerindeki kişisel verilerin yok edilmesi; de-manyetize etme (medyanın özel bir cihazdan geçirilerek yüksek bir değerde manyetik alana maruz bırakılması), fiziksel yok etme (Medya ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması, öğütücülerin kullanılması) ve üzerine yazma yöntemiyle yok edilmektedir.

Çevresel sistemler üzerindeki kişisel verilerin yok edilmesi; Ağ cihazları (switch, router vb.), Flash tabanlı ortamlar/sabit disklerin (ATA “SATA, PATA vb.”, SCSI “SCSI Express vb.), Manyetik bant, Manyetik disk gibi üniteler, Mobil telefonlar (Sim kart ve sabit hafıza alanları), Veri kayıt ortamı çıkartılabilir ya da sabit olan yazıcı ve parmak izli kapı geçiş sistemi gibi çevre birimler, Optik diskler olarak belirtebileceğimiz çevresel kayıt sistemleri dijital ortam ise ürün özelliği olarak destekleniyorsa gibi yok etme komutunu kullanmak, dijital ortamın ürün özelliği olarak desteklenmiyorsa üreticinin önerdiği yok etme yöntemini kullanmak ya da “de-manyetize etme, fiziksel yok etme, üzerine yazma” olarak belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak, son olarak dijital ortam değil ise “de-manyetize etme, fiziksel yok etme, üzerine yazma” yöntemlerin uygun bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekir.

Kağıt ve mikro ofiş ortamlarında bulunan kişisel veriler bulunduğu kalıcı ve fiziksel olarak ortam üzerine yazılı olduğundan, bu verilerin bulunduğu ana ortamın yok edilerek imha işlemi gerçekleştirilmektedir.

Bulut ortamında bulunan kişisel veriler şifrelenerek saklanmakta ve imha süresi geldiğinde yok etme komutu uygulanmaktadır.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Maskeleme yöntemi ile veri sahibinin tanımlanmasını sağlayan temel belirleyici bilgiler (örn: isim, soyisim, TCKN) çıkartılarak anonimleştirme gerçekleştirilmektedir.

Toplulaştırma yöntemi ile kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek bir şekilde (örn: 25 ile 30 yaş aralığındaki kişilerden gelen iş başvurusunun daha fazla olması) çıkartılarak anonimleştirme gerçekleştirilmektedir.

Veri Türetme yöntemi ile kişisel verilerin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturularak ve kişisel verinin herhangi bir şekilde bir kişiyle bağdaştırılamayacak şekilde (örn: doğum tarihleri yerine yaş yazılması) anonim hale getirme gerçekleştirilmektedir.

(Aşağıda, uygulamada kullanılan anonimleştirme yöntemlerine ilişkin tanımlar ve açıklamalar bulunmaktadır. Şirket bünyesinde bu yöntemlerden bir veya birkaçının kullanılması durumunda ilgili yöntemlerin seçilmesi/belirtilmesi gerekmektedir)

1. a) Değer Düzensizliği Sağlamayan Anonimleştirme Yöntemleri

Verilerin sahip olduğu değerlerde bir değişiklik ya da ekleme, çıkartma işlemi uygulanmaz, bunun yerine kümede yer alan satır veya sütunların bütününde değişiklikler yapılarak anonimleştirilir. Böylelikle verinin genelinde değişiklik yaşanırken, alanlardaki değerler orijinal hallerini koruması sağlanır.

Değişkenleri Çıkarma: Değişkenlerden birinin veya birkaçının tablodan bütünüyle silinerek çıkartılmasıyla sağlanan anonimleştirme yöntemidir.

Kayıtları Çıkarma: Veri kümesinde yer alan tekillik ihtiva eden bir satırın çıkartılması ile anonimleştirme kuvvetlendirilir ve veri kümesine dair varsayımlar üretebilme ihtimali düşürülür.

Bölgesel Gizleme: Veri kümesini daha güvenli hale getirmek ve tahmin edilebilirlik riskini azaltmak için belli bir kayda ait değerlerin yarattığı kombinasyon ayırt edilebilir hale gelmesine yüksek ihtimalle sebep olabilecekse değer “bilinmiyor” olarak değiştirilir.

Genelleştirme: İlgili kişisel veriyi özel bir değerden daha genel bir değere çevirme işlemidir. Bu yöntem ile elde edilen yeni değerler gerçek bir kişiye erişmeyi imkansız hale getiren bir gruba ait toplam değerler veya istatistikleri gösterir.

Alt ve Üst Sınır Kodlama: Genellikle belli bir değişkendeki değerlerin düşük veya yüksek olanları bir araya toplanır ve bu değerlere yeni bir tanımlama yapılarak elde edilir.

Global Kodlama: Alt ve üst sınır kodlamanın uygulanması mümkün olmayan, sayısal değerler içermeyen veya nümerik olarak sıralanamayan değerlere sahip veri kümelerinde kullanılan bir gruplama şeklinde anonimleştirme yöntemidir.

Örnekleme: Bütün veri kümesi yerine, kümeden alınan bir alt küme açıklanır veya paylaşılır. Böylelikle kişilere dair isabetli tahmin üretme riski düşürülmüş olur.

1. b) Değer Düzensizliği Sağlayan Anonimleştirme Yöntemleri

Mevcut değerler değiştirilerek veri kümesinin değerlerinde bozulma yaratılarak anonimleştirilir. Veri kümesindeki değerler değişiyor olsa dahi toplam istatistiklerin bozulmaması sağlanarak hala veriden fayda sağlanmaya devam edilebilir.

Mikro Birleştirme: Veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Böylece o değişkenin tüm veri kümesi için geçerli olan ortalama değeri de değişmeyecektir.

Veri Değiş Tokuşu: Kayıtlar içinden seçilen çiftlerin arasındaki bir değişken alt kümeye ait değerlerin değiş tokuş edilmesiyle elde edilen kayıt değişiklikleridir. Bu yöntem temel olarak kategorize edilebilen değişkenler için kullanılmaktadır ve ana fikir değişkenlerin değerlerini bireylere ait kayıtlar arasında değiştirerek veri tabanının anonimleştirilmesidir.

Gürültü Ekleme: Seçilen bir değişkende belirlenen ölçüde bozulmalar sağlamak için ekleme ve çıkartmalar yapılarak anonimleştirilir. Bu yöntem çoğunlukla sayısal değer içeren veri kümelerinde uygulanır. Bozulma her değerde eşit ölçüde uygulanır.

1. c) Anonimleştirmeyi Güçlendirici İstatistiksel Yöntemler

Anonim hale getirilmiş veri kümelerinde kayıtlardaki bazı değerlerin tekil senaryolarla bir araya gelmesi sonucunda, kayıtlardaki kişilerin kimliklerinin tespit edilmesi veya kişisel verilerine dair varsayımların türetilebilmesi ihtimali ortaya çıkabilmektedir. Bu sebeple anonim hale getirilmiş veri kümelerinde çeşitli istatistiksel yöntemler kullanılarak veri kümesi içindeki kayıtların tekilliğini minimuma indirerek anonimlik güçlendirilebilmektedir. Bu yöntemlerdeki temel amaç, anonimliğin bozulması riskini en aza indirirken, veri kümesinden sağlanacak faydayı da belli bir seviyede tutabilmektir.

K-Anonimlik: Belirli alanlarla, birden fazla kişinin tanımlanmasını sağlayarak, belli kombinasyonlarda tekil özellikler gösteren kişilere özgü bilgilerin açığa çıkmasını engellemek için geliştirilmiş bir anonimleştirme istatiksel yöntemidir.

L-Çeşitlilik: K-Anonimliğin eksikleri üzerinden yürütülen çalışmalar ile oluşmuştur. Bu yöntemde aynı değişken kombinasyonlarına denk gelen hassas değişkenlerin oluşturduğu çeşitlilik dikkate almaktadır. Örneğin kişilere ait ad soyad veya kimlik numarası anonimleştirilerek K-anonimlik uygulanmış olmakla birlikte posta kodu, yaş ve etnik köken bilgisi paylaşılmış olduğundan tespit edilebilme ihtimali bulunmaktadır. Bu bilgileri de maskeleme yöntemi ile anonimleştirerek dış bilgiye sahip kullanıcının tahmin gücünü azaltmıştır.

T-Yakınlık: L-çeşitlilik yöntemi kişisel verilerde çeşitlilik sağlıyor olmasına rağmen, söz konusu yöntem kişisel verilerin içeriğiyle ve hassasiyet derecesiyle ilgilenmediği için yeterli korumayı sağlayamadığı durumlar oluşmaktadır. Bu haliyle kişisel verilerin, değerlerin kendi içlerinde birbirlerine yakınlık derecelerinin hesaplanması ve veri kümesinin bu yakınlık derecelerine göre alt sınıflara ayrılarak anonim hale getirilmesi sürecine T-yakınlık yöntemi denilmektedir.

Kurumların kendi takdirleri sonucu anonim hale getirme kararları bu kapsamda, anonim hale getirilmiş kişisel verilerin çeşitli müdahalelerle tersine döndürülmesi ve anonim hale getirilmiş verinin yeniden kimliği tespit edici ve gerçek kişileri ayırt edici hale dönüşmesi riski olup olmadığı araştırılarak ona göre işlem tesis edilmelidir. 

7-KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALANLARIN UNVANLARI, BIRIMLERI VE GÖREV TANIMLARI

8-SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİNE İLİŞKİN TABLO

Şirket bünyesinde bulunan kişisel veriler; ilgili kanunlarda ve mevzuatta öngörülmesi durumunda bu mevzuatta belirtilen süre boyunca saklamaktadır.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş, ilgili mevzuat ve şirketin belirlediği saklama süresinin de sonuna gelinmişse, kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zamanaşımı süreleri esas alınır. Bu durumda kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişim yapılmamaktadır. Kişisel veriler söz konusu süreler sona erdikten sonra imha edilmektedir.

 


9-PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Kişisel verilerin imha edilmesine ilişkin yükümlülüğün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Periyodik imha, tüm kişisel veriler için 6 aylık zaman aralıklarında (Her yılın 1. ve 7. ayının sonunda) gerçekleştirilir.

Silinen, yok edilen ve anonim hale getirilen verilere ilişkin işlemlerin bulunduğu tutanaklar diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 yıl süre ile saklanır.

10-MEVCUT KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASINDA YAPILAN GÜNCELLEME İÇERİĞİ TABLOSU

Yukarıda belirtilen silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemleri; işlemleri gerçekleştiren ilgili birim müdürü, şefi ve personelinin üçlü imzası ile hazırlanan tutanak ile kayıt altına alınır.